Najem lokalu na cele prowadzenia działalności gospodarczej jest jedną z najczęściej występujących czynności prawnych w obrocie gospodarczym. Mimo pozornie prostej umowy, jej nieprecyzyjne sformułowanie może generować dla przedsiębiorcy daleko idące konsekwencje. Dlatego tak istotne jest świadome i szczegółowe uregulowanie relacji między wynajmującym a najemcą.

Poniżej najistotniejsze zagadnienia, na które przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę zawierając umowę najmu lokalu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Cel najmu

Precyzyjne określenie w treści umowy celu najmu (w tym rodzaju działalności, którą najemca ma prowadzić w wynajmowanym lokalu)  ma istotne znaczenie. W przypadku braku takiego postanowienia wynajmujący może kwestionować sposób korzystania z lokalu lub ograniczać najemcę w zmianie profilu działalności. W skrajnych sytuacjach może to prowadzić nawet do wypowiedzenia umowy z powodu naruszenia jej postanowień przez najemcę.

Określenie wysokości czynszu i zasad ponoszenia opłat eksploatacyjnych

Czynsz najmu stanowi podstawowe świadczenie po stronie najemcy. Należy jednak pamiętać, że standardem jest obciążenie najemcy także dodatkowymi opłatami eksploatacyjnymi. Kluczowe jest zatem ustalenie zasad rozliczania się z tych opłat z wynajmującym lub zapewnienia najemcy możliwości zawierania umów z dostawcami mediów we własnym zakresie. Istotne jest także ustalenie zasad waloryzacji czynszu (zazwyczaj o wskaźnik inflacji). Brak precyzyjnych postanowień w tym zakresie może prowadzić do możliwości wypowiedzenia wysokości czynszu przez wynajmującego w zasadzie bez jakichkolwiek ograniczeń.

Zabezpieczenia umowne: kaucja, gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa

Wynajmujący często stosują rozbudowane zabezpieczenia, takie jak kaucja (zazwyczaj stanowiąca kilkakrotność czynszu), gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa. Najemca powinien zweryfikować, kiedy i w jakich okolicznościach kaucja może zostać zatrzymana oraz w jakim terminie podlega zwrotowi. W przypadku gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej najemca powinien mieć świadomość w jakich sytuacjach wynajmujący może z nich skorzystać.

Odpowiedzialność za stan techniczny lokalu i jego utrzymanie

W praktyce najmów komercyjnych wynajmujący wielokrotnie przerzucają na najemcę obowiązki, które zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego powinny spoczywać na wynajmującym – np. zakresie naprawy instalacji, wymiany urządzeń, przeglądów technicznych. Najemca powinien zatem szczegółowo przeanalizować zakres obowiązków w zakresie napraw, czy odpowiedzialności za awarie głównych instalacji. Nieprecyzyjne postanowienia mogą prowadzić do istotnych i nieprzewidywalnych kosztów po stronie najemcy.

Adaptacja lokalu i zwrot nakładów

W przypadku najmu lokalu na cele prowadzenia działalności gospodarczej zazwyczaj konieczne jest przystosowanie lokalu do potrzeb najemcy. Wobec tego umowa powinna jednoznacznie regulować, czy najemca może dokonywać zmian w lokalu bez zgody wynajmującego, kto pokrywa koszty prac remontowych i modernizacyjnych. Strony powinny także ustalić, czy po zakończeniu najmu najemca ma obowiązek przywrócić lokal do stanu pierwotnego, czy nakłady podlegają zwrotowi lub rozliczeniu. Brak regulacji w tym zakresie może prowadzić do konfliktów, zwłaszcza gdy nakłady są znaczne, a wynajmujący odmawia najemcy zwrotu poniesionych w związku z tym kosztów.

Czas trwania umowy i warunki jej wypowiedzenia

W najmie komercyjnym dominują umowy zawierane na czas oznaczony. Oznacza to, że – co do zasady – nie podlegają one wypowiedzeniu, chyba że strony przewidziały w umowie wyraźne przesłanki zakończenia najmu przed terminem. Z punktu widzenia najemcy najważniejsze jest określenie katalogu przyczyn umożliwiających mu wypowiedzenie umowy, ewentualnie także zapewnienie możliwości rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym z ważnych powodów.

Protokolarne przekazanie i zdanie lokalu

Protokół zdawczo-odbiorczy ma znaczenie dowodowe i zabezpiecza obie strony. Powinien zawierać m.in. opis stanu technicznego lokalu, wyposażenia stan liczników. Brak protokołu może prowadzić do sporów dotyczących uszkodzenia czy zniszczenia lokalu oraz rozliczenia kaucji po zakończeniu najmu. Nieodzowna może okazać się także dokumentacja fotograficzna sprzed rozpoczęcia i po zakończeniu najmu lokalu.

Najem lokalu na cele prowadzenia działalności gospodarczej – podsumowanie

Zawarcie umowy najmu lokalu na cele prowadzenia działalności gospodarczej wymaga szczególnej staranności. Świadome ukształtowanie treści umowy pozwala zminimalizować ryzyka prawne i finansowe oraz zapewnia stabilność prowadzenia działalności gospodarczej.

radca prawny Joanna Joszczyk-Selwestruk, szefowa praktyki prawa umów