Możliwość zdalnego odbywania posiedzeń organów spółek jest istotnym udogodnieniem wprowadzonym do polskiego prawa handlowego już jakiś czas temu. Rozwiązanie to ułatwiło procedowanie organów w szczególności w dobie pandemii koronawirusa. Dzięki zmianom wprowadzonym w tamtym czasie do Kodeksu Spółek Handlowych, zarządy, rady nadzorcze, a także zgromadzenia wspólników (w spółkach z o.o.) i walne zgromadzenia (w spółkach akcyjnych) mogą działać efektywnie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Rozwiązanie to stało się od tamtej pory standardem, zwłaszcza w firmach o rozproszonej strukturze właścicielskiej.

Podstawy prawne zdalnych posiedzeń w sp. z o.o.

Zarząd i rada nadzorcza spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą obradować i podejmować uchwały zdalnie, o ile umowa spółki nie wprowadza innych zasad (art. 208 § 5¹ i art. 222 § 1¹ KSH). Zgromadzenie wspólników może odbywać się zdalnie, jeśli zwołujący posiedzenie zapewni taką formę uczestnictwa (art. 234¹ KSH). Kluczowym wymogiem dla ważności zdalnego posiedzenia jest, aby system komunikacji umożliwiał dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym oraz zapewniał możliwość głosowania.

Najczęstsze ryzyka w praktyce

Brak odpowiedniego przygotowania formalnego i technicznego stwarza liczne zagrożenia dla ważności uchwał podjętych zdalnie. W trakcie posiedzenia odbywanego za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej mogą pojawić się problemy techniczne, takie jak awarie, przerwy w transmisji, brak dostępu dla uczestnika lub utrata głosu w kluczowym momencie głosowania. Dodatkowe ryzyko w niektórych sytuacjach to utrudniona możliwości weryfikacji, czy wszystkie uprawnione osoby faktycznie uczestniczyły w obradach bądź zweryfikowanie ich tożsamości. Wyzwaniem jest ponadto zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa i poufność. Korzystanie z nieprofesjonalnych narzędzi online może prowadzić do wycieku danych, poufnych informacji lub nieautoryzowanego nagrywania. Niejasne procedury prowadzą natomiast do braku precyzyjnych i uregulowanych zasad dotyczących logowania, procesu głosowania czy zgłaszania sprzeciwu.

Niezbędna rola regulaminów

Ustawodawca przewidział, że tryb działania organów w formie zdalnej wymaga szczegółowego uregulowania w regulaminach. W przypadku zgromadzenia wspólników, możliwość udziału online jest uzależniona od wcześniejszego przyjęcia regulaminu udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Brak regulaminu lub jego nieprecyzyjne zapisy stanowią częsty powód zarzutów co do prawidłowości przebiegu zdalnego zgromadzenia i podjętych na nim uchwał. Regulamin powinien być uchwalony przez radę nadzorczą (o ile została w sp. z o.o. ustanowiona), a w jej braku – przez wspólników. W praktyce jego projekt często przygotowuje zarząd.

Dobre praktyki dla spółek

Zdalne posiedzenia to wygoda i oszczędność, ale wymagają odpowiedniego przygotowania formalnego. Wprowadzenie jasnych regulaminów oraz stosowanie bezpiecznych rozwiązań technologicznych minimalizuje ryzyko sporów. W celu uniknięcia ryzyk zaleca się przede wszystkim:

• przygotowanie spójnych regulaminów dostosowanych do używanych narzędzi IT;
• przeprowadzanie testów technicznych przed każdym posiedzeniem (próbne logowanie, sprawdzenie systemu głosowania);
• sporządzanie precyzyjnego protokołu posiedzenia, zawierającego wzmiankę o zdalnej formie oraz ewentualnych trudnościach technicznych;
•  zapewnienie bezpieczeństwa danych poprzez wybór rozwiązań zgodnych z RODO i zapewniających szyfrowanie transmisji.

Organy spółek powinny regularnie aktualizować swoje procedury, dostosowując je do zmieniających się narzędzi i praktyki rynkowej.

radczyni prawna Magdalena Bieluk, szefowa praktyki ładu korporacyjnego