Weryfikacja podpisu kontrahenta to istotny element procesu zawierania umowy. Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na zawieranie umów w formie elektronicznej, co niewątpliwie przyspiesza proces i pozwala stronom na szybsze przystąpienie do realizacji umowy. Na co trzeba zwrócić uwagę, decydując się na takie rozwiązanie? Z pewnością na weryfikację podpisu kontrahenta.

Weryfikacja podpisu kontrahenta może zaważyć o ważności umowy. Kluczowym aspektem jest forma zawieranej umowy, ponieważ właściwy podpis jest niezbędny w przypadku umów, w których forma pisemna jest zastrzeżona pod rygorem nieważności.

Umowa elektroniczna równoważna pisemnej

Zawarcie umowy w formie pisemnej wymaga własnoręcznych podpisów stron. Natomiast umowę w formie elektronicznej strony muszą podpisać  kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tylko wtedy oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Co to oznacza w praktyce?

Nie każdy podpis elektroniczny będzie podpisem wymaganym do zachowania formy elektronicznej, równoważnej formie pisemnej. Jedynym podpisem równoważnym własnoręcznemu podpisowi  jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Na rynku funkcjonują różne platformy do podpisywania dokumentów w formie elektronicznej. Platformy te w zależności od uprawnień użytkownika mogą umożliwiać podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym lub  „zwykłym” podpisem elektronicznym.

Czy  weryfikacja podpisu kontrahenta jest możliwa? 

Tak, taka możliwość istnieje. Jednym z prostszych sposobów jest weryfikacja podpisu poprzez panel podpisu w dokumencie PDF. Możliwe jest również skorzystanie z innych dostępnych na rynku programów.

Jeśli w wyniku weryfikacji ustalono, że złożony przez kontrahenta podpis nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym, umowa nie będzie mogła być uznana za umowę zawartą w formie elektronicznej, równoważną formie pisemnej.

Brak podpisu kwalifikowanego a ważność umowy

W każdym przypadku, w którym forma pisemna umowy jest zastrzeżona pod rygorem nieważności, brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego będzie skutkował nieważnością umowy. Weryfikacja podpisu jest zatem szczególnie ważna przy umowach, w których brak formy pisemnej skutkuje nieważnością umowy. Jako przykłady ustawowe można podać:

• umowę o przeniesienie praw autorskich,
• umowę leasingu,
• umowę o przejęciu długu.

Forma dokumentowa

Jeśli przepis ustawy nie wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz same strony umowy nie mają potrzeby zastrzegania tego typu rygoru, strony mogą zawrzeć umowę w formie dokumentowej. Do zachowania dokumentowej formy umowy wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Jednym z takich sposób może być podpisanie dokumentu „zwykłym” podpisem elektronicznym.

Podsumowanie 

Podsumowując, weryfikacja podpisu kontrahenta jest elementem koniecznym, gdy przewidzianą dla umowy formą jest forma pisemna lub forma elektroniczna. Weryfikacji nie należy postrzegać jako braku zaufania do kontrahenta. Świadczy raczej o profesjonalnym podejściu partnera biznesowego, zmierzającym do zadbania o interesy obu stron umowy. Z mojego doświadczenia wynika, że brak właściwego podpisu nie jest celowym działaniem kontrahenta. Często wynika po prostu z jego niedostatecznej wiedzy w tym zakresie.

radca prawny Patrycja Wasilewska, szefowa praktyki prawa ochrony danych osobowych

Chcesz wiedzieć więcej o podpisach elektronicznych? Wyniki wyszukiwania „podpis elektroniczny” – Bieluk i Partnerzy