System e-doręczeń to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek. Usługa ma zapewnić podmiotom publicznym, obywatelom i przedsiębiorcom możliwość korzystania z bezpiecznych, szybkich i wygodnych doręczeń elektronicznych. Skutki prawne tych doręczeń będą równoważne tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. Nowe przepisy nakładają obowiązek utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) i zgłoszenia go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), na wszystkie podmioty objęta ustawą.

Rok 2025 jest okresem przejściowym. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych posiadają m.in. przedstawiciele zawodów zaufania publicznego (np. radcowie prawni), jak również większość kategorii podmiotów publicznych. Co do zasady od początku tego roku podmioty publiczne powinny kierować korespondencję do podmiotów niepublicznych na adres do doręczeń elektronicznych, jeżeli odbiorca taki adres posiada. Jednak w okresie przejściowym, tj. do końca bieżącego roku, podmioty publiczne mogą odstąpić od stosowania e-doręczeń ze względów organizacyjnych. Wystąpienie takich przesłanek będzie oceniać sam nadawca.

Docelowo jednak zarówno podmioty publiczne, jak i przedsiębiorcy oraz zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję za pośrednictwem e-Doręczeń.

Kiedy e-doręczenia obowiązkowe dla przedsiębiorców?

O ile korzystanie przez podmioty publiczne z e-doręczeń będzie obowiązkowe, to ustawa o doręczeniach elektronicznych przewiduje, że podmioty niepubliczne co do zasady będą mogły z nich korzystać fakultatywnie. Wyboru nie mają jednak przedsiębiorcy wpisani do KRS lub CEIDG. Obowiązek jest wprowadzany stopniowo, zgodnie z poniższym harmonogramem. I tak:

• od 1 stycznia 2025 r. – obowiązek posiadania ADE mają wszystkie podmioty niepubliczne rejestrujące się do rejestru przedsiębiorców KRS lub do CEIDG od 1 stycznia 2025 r.;
• od 1 kwietnia 2025 r. – obowiązek posiadania ADE będą miały wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.;
• od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. – obowiązek posiadania ADE będą miały wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., które w okresie od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. będą składały wniosek o zmianę wpisu w CEIDG;
• od 1 października 2026 r. – obowiązek posiadania ADE będą miały wszystkie podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., które w okresie od 1 lipca 2025 r. do 30 września 2026 r. nie składały wniosku o zmianę wpisu w CEIDG.

Powyższe oznacza, że nowi przedsiębiorcy – a więc m.in. spółki składające wniosek o rejestrację w KRS i osoby fizyczne składające wniosek o wpis w CEIDG – muszą złożyć wniosek o ADE razem z wnioskiem o wpis do rejestru. Z kolei spółki wpisane do rejestru KRS muszą posiadać adres do doręczeń elektronicznych najpóźniej od początku drugiego kwartału 2025 r. Na dopełnienie obowiązku zostało więc już niewiele czasu.

Możliwość wyboru dostawcy usługi

Podmioty niepubliczne mają wybór, jeżeli chodzi o dostawcę usługi. Mogą utworzyć adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Dostawcą publicznym jest Poczta Polska S.A. Kwalifikowanymi dostawcami – świadczącymi usługę komercyjnie – są podmioty, które uzyskały uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostały wpisane do rejestru dostawców usług zaufania. Aktualnie krajowymi kwalifikowanymi dostawcami usługi są:

• Asseco Data Systems S.A.
• Autenti sp. z o.o.
• KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
• Poczta Polska S.A.
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A

Niezależnie od dostawcy usługi, adres do doręczeń elektronicznych musi zostać wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE). Bazę prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. Taki wpis będzie równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na adres ujawniony w BAE.

W przypadku korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, wpis adresu do BAE następuje automatycznie, z chwilą aktywacji adresu. W przypadku usługi kwalifikowanej wpis do BAE następuje na wniosek.

Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych i jego ujawnienie w KRS lub CEIDG

Adresy do doręczeń elektronicznych wpisane do bazy adresów elektronicznych (BAE) będą ujawniane automatycznie odpowiednio w KRS lub CEIDG.

Podmioty korzystające z usługi komercyjnej od kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego zakładają adres zgodnie z zasadami dostawcy. Najczęściej odbywa się to przez stronę internetową dostawcy.

W przypadku publicznej usługi doręczenia elektronicznego, ADE można utworzyć online, za pośrednictwem strony internetowej biznes.gov.pl.

Ponadto od 1 .01.2025 r. wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych jest elementem wniosku o wpis podmiotu w KRS. Za pośrednictwem tego rejestru możliwe jest utworzenie adresu wyłącznie w ramach publicznej usługi doręczenia elektronicznego.

Należy pamiętać, że w przypadku składania wniosków o wpis lub rejestrację zmian w KRS po 1.01. 2025 r., do wniosku należy dołączyć oświadczenie w sprawie adresu do e-doręczeń. Trzeba będzie wskazać dane niezbędne do założenia adresu do doręczeń elektronicznych lub wpisać adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego do bazy adresów elektronicznych. Z kolei spółki, których adres do doręczeń elektronicznych wpisano już do BAE, składają oświadczenie o posiadaniu i aktualności tego adresu.

radca prawny Anna Jabłońska