Wprowadzenie European Sustainability Reporting Standards (ESRS) to istotny krok naprzód w kierunku zwiększenia przejrzystości i odpowiedzialności przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju. ESRS określają szczegółowe wymagania dotyczące raportowania w obszarze środowiskowym, społecznym i zarządczym (ESG). Przygotowanie do raportowania według tych standardów wiąże się z licznymi wyzwaniami, które firmy muszą pokonać, aby zapewnić zgodność z nowymi przepisami. Co prawda, ESRS nie zobowiązują spółek do wdrażania konkretnych rozwiązań z zakresu zrównoważonego rozwoju, ale, wyznaczając zakres informacji, których ujawnienie jest obowiązkowe, pośrednio mobilizują zobowiązane podmioty do uwzględniania obszarów E, S i G w bieżącej działalności.

Kluczowe aspekty prawne wdrażania ESRS

Zgodność z regulacjami prawnymi

Przedsiębiorstwa muszą zapewnić, że ich raporty zrównoważonego rozwoju są zgodne z wymogami ESRS oraz innymi obowiązującymi przepisami, takimi jak dyrektywa CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) czy jednolity europejski format raportowania (ESEF). Wymaga to zrozumienia założeń aktów prawnych ustanawiających nowe obowiązki i integracji procedur wewnętrznych jednostki z istniejącymi regulacjami krajowymi oraz unijnymi. Może się to wiązać z koniecznością zatrudnienia specjalistów ds. zgodności (compliance). Dodatkowym wyzwaniem jest opóźnienie we wdrażaniu przepisów krajowych implementujących te unijne do krajowego porządku prawnego. Oczekując na ostateczny kształt polskich przepisów, jednostki muszą sobie radzić z problemami interpretacyjnymi wynikającymi z konieczności podjęcia działań dostosowawczych mimo braku jasno ustalonych podstaw prawnych.

Kwestie związane z ochroną danych

Raportowanie ESG nieodłącznie wiąże się z gromadzeniem i analizą dużej ilości danych, w tym danych osobowych pracowników i interesariuszy. Przedsiębiorstwa muszą przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, aby zapewnić legalność i bezpieczeństwo przetwarzanych informacji.

Odpowiedzialność zarządu

Członkowie zarządu są odpowiedzialni za zapewnienie, że raportowanie w zakresie zrównoważonego rozwoju jest zgodne z wymogami ESRS, a ujawnienia odpowiadają stanowi faktycznemu. Niewłaściwe raportowanie może prowadzić do odpowiedzialności prawnej członków zarządu, co podkreśla konieczność ich zaangażowania i edukacji w tym obszarze.

Wymogi dotyczące ujawniania informacji

ESRS określają szczegółowe wymagania dotyczące ujawniania informacji na temat wpływu działalności firmy na środowisko, społeczeństwo i zarządzanie. Przedsiębiorstwa muszą zapewnić, że ich raporty zawierają wszystkie wymagane informacje, w tym na temat ustanowionych celi w zakresie zrównoważonego rozwoju, polityk, strategii, działań oraz ich wyników oraz odpowiednich mierników.

Audyt i weryfikacja

Raporty zrównoważonego rozwoju muszą być audytowane przez niezależnych weryfikatorów, aby zapewnić ich rzetelność i wiarygodność. Jednostki muszą zatem współpracować z zewnętrznymi audytorami (w Polsce – biegłymi rewidentami) i przygotować szczegółową dokumentację uzasadniającą wyznaczony zakres raportowania i sposób przygotowywania ujawnień. Dodatkowo Zarząd powinien w odpowiednim momencie zapewnić zawarcie we właściwym trybie umowy z niezależną firmą audytorską, zakreślającą ramy powyższej współpracy.

Integracja struktury organizacyjnej

Dostosowanie struktury organizacyjnej spółki w kontekście raportowania zrównoważonego rozwoju jest niezbędne, aby zapewnić skuteczne zbieranie, analizę i raportowanie danych. Często wymaga to powołania dedykowanych zespołów i komitetów ds. ESG, odpowiedzialnych za monitorowanie, nadzór i realizację strategii zrównoważonego rozwoju. Struktura powinna zostać formalnie ukształtowana i zatwierdzona przez odpowiednie organy, z zachowaniem ścieżek podległości gwarantujących jej sprawne funkcjonowanie.

Wyzwania praktyczne

Integracja systemów raportowania

Firmy często korzystają z różnych systemów do gromadzenia danych z obszaru ESG, co może utrudniać ich agregację w ramach raportów. Stąd zasadne jest stworzenie jednego, zintegrowanego systemu raportowania, który umożliwi efektywne zarządzanie danymi i ułatwi spełnienie wymogów wynikających z ESRS.

Edukacja i szkolenia

Wdrożenie ESRS wymaga, aby pracownicy na wszystkich szczeblach organizacji byli odpowiednio przeszkoleni i świadomi nowych wymogów. Przedsiębiorstwa muszą inwestować w szkolenia i edukację, aby zapewnić zgodność z nowymi standardami. Zrozumienie wymogów wynikających z regulacji prawnych wyznaczających zakres raportowania pozwala na sprawniejsze zbieranie danych i wyciąganie z nich wniosków.

Koszty wdrożenia

Dostosowanie się do wymogów ESRS wiąże się z koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów przez jednostkę. Są one związane z koniecznością atestacji raportu zrównoważonego rozwoju, a także m.in. z konsultacjami prawnymi, szkoleniami, integracją systemów.

Podsumowanie

Wdrażanie European Sustainability Reporting Standards (ESRS) w przedsiębiorstwach niesie ze sobą szereg wyzwań, które wymagają skrupulatnego podejścia i zaangażowania na wszystkich szczeblach organizacji. Przedsiębiorstwa muszą zapewnić zgodność z nowymi przepisami, chronić dane osobowe, angażować zarząd w kwestie ESG oraz przygotować się do współpracy z audytorem na nowym obszarze. Pomimo tych wyzwań, skuteczne wdrożenie raportowania na mocy ESRS powinno przyczynić się przede wszystkim do zwiększenia przejrzystości i budowy zaufania wśród interesariuszy.

radczyni prawna, dr Magdalena Bieluk