Koronawirus utrudnia funkcjonowanie organów spółek kapitałowych. Konieczność ograniczenia bezpośrednich kontaktów międzyludzkich, nie wpłynie jednak na skuteczność działań spółek, jeśli zastosują rozwiązania wynikające z obowiązujących przepisów, w tym z ustawy antykryzysowej.  Mechanizmy gwarantujące skuteczne i bezpieczne podejmowanie uchwał przez zarządy, rady nadzorcze, zgromadzenia wspólników spółki z o.o. i walne zgromadzenia akcjonariuszy spółek z o.o. i spółek akcyjnych, pomogą jednocześnie zminimalizować zagrożenie rozprzestrzeniania się COVID-19.Poniżej prezentujemy zestawienie rozwiązań funkcjonowania organów dla spółek z o.o. i spółek akcyjnych w czasie epidemii.

Zgromadzenia Wspólników i Walne Zgromadzenia Akcjonariuszy

1. Termin zwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz zwyczajnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy

Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. oraz zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółce akcyjnej powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego, jednak z uwagi na aktualną sytuację termin ten został przedłużony o trzy miesiące (zaś w przypadku jednostek podlegających nadzorowi KNF o dwa miesiące). Oznacza to, że spółki, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym powinny zatwierdzić sprawozdania finansowe do końca września 2020 r. (a spółki podlegające nadzorowi KNF do końca sierpnia 2020 r.).

2. Głosowanie pisemne w spółce z o.o. i głosowanie korespondencyjne w spółce publicznej

Bez odbycia zgromadzenia wspólników spółki z o.o. mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.

W tym trybie wspólnicy mogą oddać swój głos obiegowo, podpisując się pod treścią uchwały na jednym dokumencie lub poprzez złożenie podpisu przez każdego członka organu na odrębnym dokumencie.

Członkowie organu nie mają kompetencji do proponowania zmian do treści uchwały podejmowanej w trybie głosowania pisemnego – mogą jedynie głosować za jej podjęciem, przeciwko lub wstrzymać się od głosu.

W publicznej spółce akcyjnej akcjonariusz może oddać głos na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy drogą korespondencyjną, jeżeli taka możliwość wynika z regulaminu walnego zgromadzenia.

3. Głosowanie przez pełnomocnika

Wspólnicy spółki z o.o. oraz akcjonariusze spółki akcyjnej na zgromadzeniu wspólników oraz walnym zgromadzeniu akcjonariuszy mogą być reprezentowani przez pełnomocników, chyba że umowa spółki z o.o. lub statut spółki akcyjnej przewidują ograniczenia w tym zakresie.

Ważne!

• jeden pełnomocnik może reprezentować kilku wspólników lub akcjonariuszy, co
  w znaczny sposób może zmniejszyć liczbę osób biorących udział w zgromadzeniu organu. W takim przypadku rekomendujemy, aby z treści pełnomocnictwa wynikało, że jeden pełnomocnik może reprezentować kilku wspólników lub akcjonariuszy na posiedzeniu organu;
• pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników nie może być członek zarządu i pracownik spółki;
• pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub w formie dokumentowej.

4. Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej

W zgromadzeniu wspólników oraz walnym zgromadzeniu akcjonariuszy można wziąć udział przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej bez konieczności jednoczesnej obecności członków organu, np. w trybie wideokonferencji lub telekonferencji. Udział w posiedzeniu organu w tym trybie obejmuje w szczególności:

• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących
  w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, i
• wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Ważne!

• Obowiązujące przepisy wprowadzają możliwość odbycia zgromadzenia w tym trybie, jeżeli umowa spółki z o.o. lub statut spółki akcyjnej nie wyłącza takiej możliwości. Przed odbyciem posiedzenia w tym trybie należy również zweryfikować wewnętrzne akty korporacyjne spółki w celu analizy, czy żaden z nich nie zawiera ograniczeń
  w omawianym zakresie.
• Organizacja posiedzenia w tym trybie nie wyłącza obowiązku zachowania tajności głosowania nad uchwałami, dla których przepisy lub korporacyjne akty wewnętrzne spółek taki wymóg przewidują – w przypadku głosowania w przedmiocie udzielenia absolutorium członkom organów spółki, nad wnioskiem o odwołanie członka organu spółki lub likwidatora, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również
  w sprawach osobowych, w tym wyborach członków organów spółki. W związku z tym organizując posiedzenia we wskazanym trybie należy zapewnić odpowiednie rozwiązania techniczne, które zapewnią tajność głosowania w omawianych kategoriach spraw.
• Spółka publiczna ma obowiązek zapewnienia transmisji obrad każdego walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym.

Udział w zgromadzenie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w spółce z o.o. i spółce akcyjnej

Rada Nadzorcza

Zarówno w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i w spółce akcyjnej, członkowie rad nadzorczych mogą brać udział w podejmowaniu uchwał:

• na piśmie, za pośrednictwem innego członka rady;
• w trybie pisemnym;
• przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumienia się na odległość.

Podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą w ww. trybach nie jest jednak możliwe, jeżeli umowa lub statut spółki wyłączają taką możliwość.

Oddanie głosu na piśmie, za pośrednictwem innego członka rady, nie może jednak dotyczyć spraw, wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.

Z kolei uchwały podejmowane w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość są ważne, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały (przy czym umowa lub statut spółki mogą przewidywać surowsze wymagania w tym zakresie).

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 18 kwietnia 2020 roku rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne, o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu. Dyskusyjne może być jednak, czy wprowadzona regulacja wyłącza zachowanie wymogu tajności głosowania, w przypadku podejmowania uchwał we wskazanych trybach. Dlatego też rekomendowane jest, aby przy podejmowaniu uchwał z użyciem środków komunikacji elektronicznej, użyte rozwiązania techniczne umożliwiały zachowanie tajności głosowania.

W przypadku spółek akcyjnych, zasady udziału w posiedzeniu rady nadzorczej przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość wymaga uchwalenia stosownego regulaminu.

Zarząd

Obowiązujące przepisy dopuszczają:

• oddanie głosu na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu;
• podejmowanie przez Zarząd uchwał w trybie pisemnym;
• uczestnictwo w posiedzeniach Zarządu i podejmowanie uchwał przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Ograniczenia lub wyłączenia w tym zakresie może przewidywać jedynie umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub statut spółki akcyjnej.

Podobnie jak w przypadku rady nadzorczej – w spółkach akcyjnych, zasady udziału w posiedzeniu zarządu przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość wymaga uchwalenia stosownego regulaminu.