Wprowadzona z dniem 7 listopada 2019 r. nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego przewiduje, że w sprawach gospodarczych wszelkie oświadczenia woli lub wiedzy mogą być wykazywane co do zasady wyłącznie dokumentem. 

Zgodnie z wprowadzonym art. 458¹¹ Kodeksu postępowania cywilnego:

Czynność strony, w szczególności oświadczenie woli lub wiedzy, z którą prawo łączy nabycie, utratę lub zmianę uprawnienia strony w zakresie danego stosunku prawnego, może być wykazana tylko dokumentem, o którym mowa w art. 77³ Kodeksu cywilnego, chyba że strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych.

Dotychczas w większości spraw prowadzonych między przedsiębiorcami istotną rolę w ustalaniu spornych faktów odgrywały zeznania świadków. Po wprowadzonej nowelizacji powoływanie świadków będzie możliwe jedynie, wtedy gdy strona wykaże, że przedmiotowego dokumentu nie jest w stanie przedstawić z przyczyn od niej niezależnych.

Ponadto, wprowadzono art. 458¹⁰ Kodeksu postępowania cywilnego, zgodnie z którym dowód z zeznań świadków sąd może dopuścić jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Oznacza to, że przedsiębiorcy powinni rzetelnie dokumentować wszystkie dokonywane czynności oraz ustalenia z kontrahentami na potrzeby ewentualnego sporu. Ustawodawca oczekuje od przedsiębiorcy, aby dysponował odpowiednią dokumentacją związaną z wykonywanymi czynnościami, w szczególności oświadczeniami woli i wiedzy.

Udokumentowane powinny być w szczególności:

• wszystkie ustalenia stron dotyczące umowy: jej zawarcie, zmiany, odstąpienie, wypowiedzenie;
• dokonywane czynności faktyczne: odbiory, zgłoszenia, zastrzeżenia, stwierdzenia wad;
• wzajemne rozliczenia, w tym dokonywane potrącenia.

Zgodnie z Kodeksem cywilnym za dokument uznaje się nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Zatem za dokumenty uznaje się zarówno te sporządzone w formie tradycyjnej (papierowej), jak i dokumenty elektroniczne (e-mail, nagranie).

O sprawach gospodarczych pisaliśmy również tutaj.