Podczas rekrutacji pracodawca zbiera różne dane o kandydatach do pracy. Część z nich jest niezbędna do przeprowadzenia procesu rekrutacji, część podawana jest przez kandydatów z ich własnej inicjatywy. Cały proces rekrutacji  musi pozostawać w zgodzie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. 

Podstawa przetwarzania danych osobowych w ramach rekrutacji

Rozpoczynając proces rekrutacji pracodawca musi wiedzieć, jakie dane będzie mógł przetwarzać w tym procesie oraz na jakiej podstawie prawnej. Najczęściej przetwarzanie danych w procesie rekrutacji odbywa się na kilku podstawach prawnych.

1. Spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów prawa oraz niezbędność do zawarcia umowy

Podstawowy zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy określa art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy. Są to:

• imię (imiona) i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.

Podstawą przetwarzania wymienionych powyżej danych jest:

• 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 22¹ § 1 KP (spełnienie obowiązku wynikającego z przepisów prawa) – w przypadku danych żądanych na podstawie art. 22¹ § 1 pkt 1-3 oraz
• 6 ust. 1 lit. b) RODO (niezbędność do zawarcia umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed jej zawarciem) – w przypadku danych żądanych na podstawie art. 22¹ § 1 pkt 4-6.

2. Zgoda kandydata do pracy oraz prawnie uzasadniony interes pracodawcy

Kandydaci do pracy w składanych dokumentach lub podczas rozmów kwalifikacyjnych często podają np. zainteresowania, wizerunek, stan cywilny, czy wymagania finansowe. Podstawą przetwarzania takich danych osobowych, które nie wynikają z przepisów prawa i nie są niezbędne do zawarcia umowy, jest:

• zgoda osoby, której dane dotyczą – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – można przyjąć, że kandydat wysyłając dokumenty aplikacyjne do konkretnego pracodawcy, wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu rekrutacji;
• prawnie uzasadniony interes przyszłego pracodawcy – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – ta podstawa prawna może mieć zastosowanie gdy, podanie danych, nie jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, nie mniej jednak jest konieczne do przeprowadzenia rekrutacji. Do takich danych zalicza się między innymi zbierane podczas rozmowy kwalifikacyjnej dane dotyczące oczekiwań finansowych kandydata do pracy. Skorzystanie z przesłanki uzasadnionego interesu pracodawcy, wymaga każdorazowo przeprowadzenia testu uzasadnionego interesu. Należy także zapewnić kandydatowi możliwość zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych w tym zakresie.

3. Dane szczególnej kategorii

Podstawą przetwarzania szczególnych kategorii danych kandydatów do pracy, w szczególności danych o stanie zdrowia (np. informacji o niepełnosprawności) powinien być art. 9 ust. 2 lit. a) RODO – wyraźna zgoda kandydata do pracy na przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych.

4. Przyszłe rekrutacje

Podstawą przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy na potrzeby przyszłych rekrutacji powinien być art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez pracodawcę.

Zakres przetwarzanych danych w ramach rekrutacji

Pomimo, że dane osobowe są zbierane na określonych podstawach prawnych, należy pamiętać o podstawowej zasadzie – zasadzie adekwatności.  Od kandydata do pracy można żądać podania tylko takich danych, które są niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Oznacza to, że w ogłoszeniu o pracę nie można żądać np. podania stanu cywilnego, CV ze zdjęciem. Jeżeli natomiast kandydat do pracy decyduje sam o zakresie danych, które wskaże w CV, to przyjmuje się, że można przetwarzać te dane na podstawie wyrażonej przez niego zgody.

Okres przechowywania danych

Aktualnie prowadzone rekrutacje

Dane osobowe przetwarzane na potrzeby przeprowadzenia czynnej rekrutacji powinny być przetwarzane do czasu zakończenia procesu rekrutacji. Jeśli charakter rekrutacji to uzasadnia – zgodnie z obecnym stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok z dnia 20.02.2024 r., sygn akt: III OSK 2700/22) – dane osobowe mogą być również przechowywane po zakończeniu procesu rekrutacji w celach związanych z obroną przed ewentualnymi roszczeniami. Maksymalny okres przechowywania danych nie powinien być dłuższy niż okres przedawnienia roszczeń kandydatów, tj. 3 lata.

Przyszłe rekrutacje

Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy na potrzeby przyszłych rekrutacji możliwe jest na podstawie odrębnej zgody kandydata do pracy. Pracodawca powinien ustalić konkretny okres, przez który będzie przechowywał dane osobowe kandydatów do pracy, którzy wyrazili zgodę na przyszłe rekrutacje. Okresem często stosowanym w praktyce jest okres 3- 6 miesięcy. 

Obowiązek informacyjny

Wobec kandydatów do pracy należy spełnić obowiązek informacyjny dotyczący przetwarzania ich danych osobowych. Jest to jeden z podstawowych obowiązków ciążących na administratorach danych osobowych. Osoba, której dane są przetwarzane musi zostać poinformowana przed ich zebraniem m.in. o tym kto, w jakim celu, na jakiej podstawie i przez jaki okres je przetwarza. Kandydata do pracy należy również poinformować o prawach związanych z przetwarzaniem jego danych.

Dostęp do danych osobowych kandydatów do pracy

Dostęp do danych osobowych zebranych w procesie rekrutacji powinny mieć wyłącznie osoby, które z uwagi na pełnione obowiązki w organizacji tego dostępu potrzebują. Każda osoba mająca taki dostęp musi legitymować się odpowiednim upoważnieniem do przetwarzania danych nadanym przez pracodawcę.

Dane zbierane podczas rozmów kwalifikacyjnych

Podczas rozmów kwalifikacyjnych ważne jest, jakie dodatkowe dane dotyczące kandydata są zbierane i w jaki sposób są one utrwalane. Od kandydata do pracy nie można żądać podawania innych danych niż wynika to z Kodeksu pracy lub ewentualnie jest uzasadnione interesem pracodawcy (np. informacja o oczekiwaniach finansowych). Dane wykraczające poza ten zakres kandydat powinien przekazywać dobrowolnie.

Zbieranie danych podczas rozmowy kwalifikacyjnej oraz ich odnotowywanie może mieć znaczenie również przy realizacji prawa do dostępu do danych osobowych i otrzymywaniu kopii danych. Kandydat, który zwróciłby się o realizację tego prawa, powinien otrzymać od potencjalnego pracodawcy nie tylko dane, które przekazał, np. w dokumentach rekrutacyjnych. Powinien mieć również dostęp do danych osobowych, które zebrano na jego temat (np. zapisane w notatkach pracodawcy) podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

 Podsumowanie

Przeprowadzenie procesu rekrutacji wiąże się z koniecznością spełnienia przez pracodawcę szeregu obowiązków prawnych związanych z przetwarzaniem danych kandydatów do pracy. Wdrożenie procedur zapewniających spełnienie tych obowiązków, daje pracodawcy bezpieczeństwo prawne, a dodatkowo wzmacnia wizerunek organizacji.

radca prawny Patrycja Wasilewska, szefowa praktyki prawa ochrony danych osobowych

Więcej ciekawych wskazówek dla pracodawców na naszej stronie tematycznej: Prawo Pracy – porady, wypowiedzi radców prawnych, Bieluk i Partnerzy