W ostatnich latach marketing cyfrowy zdominował rynek reklamowy. Przedsiębiorcy obecni w szeroko pojętej sieci decydują się na różne działania reklamowe, które pomogą im dotrzeć ze swoją ofertą do jak najszerszego grona odbiorców. Jednym z takich działań jest wydawanie newslettera. Decydując się na tę formę reklamy, każdy przedsiębiorca powinien znać wymogi prawne związane z jej stosowaniem.

Newsletter – definicja

Newsletter nie jest pojęciem prawnym. W żadnym akcie prawnym nie ma definicji tego pojęcia. Zgodnie z definicją słownika języka polskiego newsletter jest biuletynem rozsyłanym za pomocą poczty elektronicznej.

Brak prawnej definicji newslettera nie oznacza jednak, że jego wydawanie oraz rozsyłanie nie podlega żadnym przepisom prawa.

Podstawowymi przepisami mającymi zastosowanie do newslettera są:

• przepisy ustawy z dnia 18 lipca 2022 r. o świadczeniu usług elektronicznych (dalej jako UŚDE)
• przepisy ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (dalej jako PKE)
• przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako RODO)

Newsletter jako usługa świadczona drogą elektroniczną

Przy założeniu, że newsletter:

• zgodnie z jego słownikową definicją – przybiera formę biuletynu (zbioru różnych informacji i materiałów, w tym np. informacji o działalności przedsębiorstwa, informacji o planowanych wydarzeniach, informacji branżowych, materiałów edukacyjnych, informacji promocyjnych i reklamowych),
• wydawany jest z odgórnie ustaloną częstotliwością,

należy go traktować jako usługę świadczoną drogą elektroniczną. W takiej sytuacji pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą dochodzi do zawarcia umowy, w ramach której usługodawca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz usługobiorcy usługi newslettera. Zgodnie z przepisami UŚDE świadczenie tego rodzaju usługi wymaga posługiwania się przez usługodawcę regulaminem spełniającym wymagania określone w art. 8 UŚDE. Regulamin powinien zawierać informację o:

1. rodzaju i zakresie usług świadczonych drogą elektroniczną,
2. warunkach świadczenia usługi drogą elektroniczną, w tym: 

   – wymaganiach technicznych niezbędnych do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,
   – informację o zakazie dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym,
   – warunkach zawierania i rozwiązywania umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną,
   – trybie postępowania reklamacyjnego.

Zawarcie umowy o świadczenie usługi newslettera polega na akceptacji regulaminu przez odbiorcę usługi.

Newsletter jako informacja handlowa

Znaczna część newsletterów przybiera formę wyłącznie informacji o charakterze reklamowym. Wysyłany do odbiorcy newsletter jest w rzeczywistości pojedynczą informacją handlową zawierającą informację o aktualnych promocjach lub nowościach. Wysyłka tych informacji najczęściej nie jest regularna, a jej częstotliwość uzależniona jest od aktualnej polityki marketingowej przedsiębiorcy. W takich przypadkach można założyć, że newsletter w takiej formie nie jest usługą. Co za tym idzie nie wymaga odrębnego regulaminu.

Wysyłka newslettera w formie informacji handlowej wymaga uzyskania uprzedniej zgody na jego przesłanie. Powyższe wynika z przepisów PKE. Zgodę na wysyłkę newstettera można wyrazić poprzez podanie przez odbiorcę adresu e-mail, na który newsletter ma trafiać.

Zgodnie z przepisami wycofanie wyrażonej zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie.

Newsletter a RODO

Budowanie bazy odbiorców newslettera wiąże się z przetwarzaniem ich danych osobowych.

Podstawą przetwarzania danych osobowych odbiorców newslettera jest:

• umowa – w przypadku przyjęcia, że newsletter jest usługą świadczoną drogą elektroniczną i jego wysyłka oparta jest na regulaminie świadczenia tej usługi;
• zgoda – w przypadku gdy newsletter przybiera wyłącznie formę informacji handlowych, na których przesyłanie niezbędne jest uzyskanie uprzedniej zgody (wycofanie wyrażonej zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie).

Przed zebraniem danych odbiorcy newslettera przedsiębiorca powinien spełnić wobec niego obowiazek informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 13 RODO. Obowiązek może być spełniony dwuwartsowo. W pierwszej warstwie informacyjnej odbiorca powinien uzyskać następujące informacje:

• kto jest administratorem jego danych
• w jakim celu przetwarzane będą jego dane
• jakie ma prawa związane z przetwarzaniem danych, w tym, że w każdym czasie ma prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych (jeśli to zgoda jest podstawą przetwarzana danych osobowych).

Pozostała część informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych może być przekazana w drugiej warstwie informacyjnej. Może to być np. polityka prywatności, do której odbiorca musi mieć dostęp.

Zdarza się, że przy wysyłce newslettera przedsiębiorca korzysta z usług podmiotu zewnętrznego. Istotne jest wtedy zweryfikowanie, czy w ramach prowadzonej współpracy nie ma konieczności zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Podsumowanie

Pamiętaj o:

• regulaminie newslettera, jeśli Twój newsletter nie jest tylko prostą informacją handlową lecz zawiera dodatkowe (wartościowe z punktu widzenia odbiorcy treści) w postaci informacji branżowych, czy materiałów edukacyjnych. Wysyłka takiego newslettera wymaga akceptacji regulaminu przez odbiorcę;
• zebraniu zgody na wysyłkę newslettera jeśli Twój newsletter przybiera wyłącznie formę nieregularnych informacji handlowych. Nigdy nie wysyłaj newslettera na pozyskany w innym celu adres e-mail klienta bez uprzedniej zgody na tego rodzaju działania;
• tym, że wycofanie zgody na wysyłanie newslettera musi być równie łatwe jak jej wyrażenie;
• spełnieniu wobec odbiorcy newslettera obowiązku informacyjnego dotyczącego przetwarzania jego danych osobowych;
• zawarciu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, jeśli zlecasz zewnętrznemu podmiotowi wysyłkę newslettera w Twoim imieniu.

radca prawny Patrycja Wasilewska,  szefowa praktyki prawa ochrony danych osobowych