Od dnia 18 października 2018 r. istnieje obowiązek komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami, w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych powyżej tzw. progów unijnych, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Ponadto, oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz JEDZ sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z uwagi na wejście w życie nowych przepisów wielu wykonawców ma problemy z prawidłowym sporządzeniem i złożeniem oferty. W wyroku z dnia 4 stycznia 2019 r. (sygn. akt: KIO 2611/18), Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że złożenie zeskanowanej papierowej oferty z własnoręcznym podpisem, która następnie została opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym,  nie stanowi skutecznie złożonej oferty. We wskazanej sytuacji dochodzi do wytworzenia elektronicznej kopii dokumentu, poświadczonej za zgodność z oryginałem (poprzez opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Ponadto zwrócono uwagę, że przepisy pzp wyraźnie wskazują, iż oferta ma być „sporządzona” w postaci elektronicznej, co nie jest równoznaczne ze „złożeniem” jej w tej postaci.

W świetle powyższego, zeskanowana oferta opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przekazana zamawiającemu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej jest nieważna i podlega odrzuceniu.