Od 30 grudnia 2023 r. organy administracji rządowej i samorządowej, osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, a także nowi przedsiębiorcy wpisywani do Krajowego Rejestru Sądowego będą mieli obowiązek korzystania z e-doręczeń. 

E-doręczenia to nowoczesna forma komunikacji, której celem jest usprawnienie procesów administracyjnych. Dzięki e-doręczeniom podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnej i bezpiecznej formy wymiany korespondencji. Przesyłka w systemie będzie odpowiadała tradycyjnej przesyłce poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Na potrzeby e-doręczeń utworzono bazę adresów elektronicznych (BAE), którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. BAE zawiera dane dotyczące trzech kategorii podmiotów: publicznych, niepublicznych będących osobą fizyczną oraz niepublicznych niebędących osobą fizyczną. Adresy zamieszczone w bazie są wiarygodne, ponieważ  podczas wnioskowania o adres do e-doręczeń weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu.

 Jak otrzymać adres do e-doręczeń?

Aby uzyskać adres e-doręczeń oraz skrzynkę na platformie e-doręczeń, konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku oraz uzyskanie wpisu w BAE. Uzyskanie wpisu adresu w rejestrze BAE jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na dostarczanie przez organy administracji korespondencji wyłącznie w formie elektronicznej. Przedsiębiorcy zaś, aby otrzymać adres do e-doręczeń, muszą wypełnić wniosek o wpis lub aktualizację danych w rejestrze CEIDG lub KRS w określonym terminie.

Usługa hybrydowa

Gdy odbiorca nie będzie posiadał adresu do e-doręczeń lub gdy podczas próby odbioru korespondencji napotka problemy z Internetem, urząd prześle dokumenty w dwóch formach: elektronicznej, ale i tradycyjnej. Wydruk dokumentu doręczy przez wyznaczonego operatora czyli Pocztę Polską.

Dla kogo e-doręczenia i jakie terminy obowiązują?

Obowiązek stosowania e-doręczeń dla określonej przez ustawodawcę grupy podmiotów wchodzi w życie 30 grudnia 2023 r. (a nie 10 grudnia, jak pierwotnie zakładano). 

Grupa ta obejmuje:

• ZUS, KRUS i NFZ;
• organy administracji rządowej;
• jednostki samorządu terytorialnego;
• zawody zaufania publicznego (np. adwokacji, radcowie prawni, komornicy itp.);
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.

W związku z nagłą zmianą daty wejścia w życie instytucji e-doręczeń, pierwotny harmonogram wdrażania systemu e-doręczeń z podziałem na podmioty również ulegnie zmianie. O nowych terminach będziemy Państwa na bieżąco informować. 

E-doręczenia to nie tylko nowe przepisy, ale także szansa na usprawnienie pracy administracji. Korespondencja z urzędami będzie teraz wygodniejsza i szybsza. Zamiast osobistych wizyt w urzędzie będzie można korzystać z  usługi e-doręczenia tj. wysłać i odebrać elektroniczny „list polecony” każdego dnia, o dowolnej porze.

radca prawny Patrycja Górska