Realizacja projektów unijnych w czasach pandemii może być znacznie utrudniona, a czasem wręcz niemożliwa. Kryzys wywołany koronawirusem wymusił wprowadzenie szczególnych rozwiązań dotyczących realizacji projektów współfinansowanych ze środków UE. W ramach działań antykryzysowych, od 18 kwietnia 2020 r. obowiązuje ustawa, którą wprowadzono szczególne rozwiązania związane z realizacją i rozliczeniem programów operacyjnych. Nowe przepisy  mają przeciwdziałać negatywnym wpływom wystąpienia koronawirusa na realizację projektów unijnych, jak również zapewnić możliwość realizacji kolejnych planowanych działań, w tym konkursów. Nowa regulacja zapewnienia również  finansowanie działań antykryzysowych ze środków pochodzących z budżetu UE.

Projekty, których dotyczy nowelizacja

Ustawa dotyczy projektów realizowanych w ramach:

• programów operacyjnych, o których umowa w ustawie o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 oraz w ustawie o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,
• Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

Zakres czasowy

Co ważne, ustawa ma moc wsteczną, obowiązuje od 1 lutego 2020 r. i, z pewnymi wyjątkami, stosowana będzie do 31 grudnia 2020 r.

Rozwiązania ogólne:

1. Terminy na dokonanie poszczególnych czynności związanych z realizacją projektów unijnych mogą zostać w niezbędnym zakresie zmienione, przesunięte albo skrócone, z inicjatywy właściwej instytucji lub na wniosek beneficjenta.

2. Uwaga na zmiany wytycznych! Wprowadzono możliwość dokonywania zmian wytycznych bez konieczności uprzedniego przekazania ich projektu do zaopiniowania. Oznacza to, że zmiany wytycznych mogą zostać wprowadzone znacznie szybciej. Warto więc śledzić je na bieżąco i weryfikować aktualną wersję na stronie https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/.

3. Obowiązywanie wytycznych w całości lub części może zostać zawieszone. Informacje o ewentualnym zawieszeniu całości lub części wytycznych publikowane są na stronie Ministerstwa Rozwoju oraz na stronie https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/.

Rozwiązania szczegółowe

1. Automatyczne przedłużenie okresu realizacji projektu

Określone w umowach o dofinansowanie albo w decyzjach o dofinansowaniu terminy zakończenia realizacji projektów, zostały z mocy ustawy wydłużenie o 90 dni, jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2023 r. To automatyczne wydłużenie terminu nie wymaga zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie czy zmiany decyzji o dofinansowanie.

Wydłużenie terminu zakończenia realizacji projektu nie wyklucza możliwości  wcześniejszego zakończenia jego realizacji.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach, właściwa instytucja może na wniosek beneficjenta, dodatkowo wydłużyć termin zakończenia realizacji projektu, jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2023 r.

2. Wydłużenie terminów składania wniosków o płatność

Określone w umowach o dofinansowanie albo w decyzjach o dofinansowaniu terminy składania wniosków o płatność przypadające w okresie od 1 lutego 2020 r. do 31 grudnia 2020 r. zostały wydłużone o 30 dni.

Wskazana zmiana terminów również została wprowadzona automatycznie i nie wymaga zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie czy zmiany decyzji o dofinansowanie.

Wydłużenie terminów nie wyklucza możliwości wcześniejszego złożenia przez beneficjenta wniosku o płatność.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach, właściwa instytucja może na wniosek beneficjenta, dodatkowo wydłużyć terminy składania wniosków o płatność, jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2023 r.

Zgodnie z przepisami, w przypadku gdy beneficjentem projektu jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku
o płatność przekazywanym właściwej instytucji, w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia. Zgodnie z nową regulacją, termin ten ulegał wydłużeniu o 3 miesiące, co oznacza, że wnosi aktualnie 6 miesięcy.

3. Uznanie wydatków za kwalifikowalne pomimo niezrealizowania celu

Za wydatki kwalifikowalne mogą zostać uznane wydatkowane w projekcie środki, w przypadku, gdy na skutek wystąpienia COVID-19 niemożliwa okazała się realizacja celu, na który zostały one poniesione.

Warunek – beneficjent musi wykazać, że z dochowaniem należytej staranności i w odpowiednim czasie, podejmował niezbędne działania służące odzyskaniu tych środków, albo że ich odzyskanie nie było możliwe.

Ciężar poniesienia takich wydatków został przeniesiony na budżet państwa. Jednakże, te kwoty poniesione z budżetu państwa lub z budżetu środków europejskich na takie wydatki, podlegają monitorowaniu i kontroli w okresie 3 lat od dnia uznania wydatku za wydatek kwalifikowalny. W ramach wskazanego monitoringu:

• beneficjent zwraca niezwłocznie, na rachunek bankowy, wskazany przez właściwą instytucję, środki odzyskane przez beneficjenta;
• beneficjent informuje właściwą instytucję każdego roku, nie później niż do 31 grudnia, o kwotach odzyskanych po dniu uznania danego wydatku za wydatek kwalifikowalny, przy czym ostatnia informacja jest przekazywana według stanu na dzień, w którym upływa okres 3 lat od dnia uznania tego wydatku za wydatek kwalifikowalny.

4. Nieprawidłowości

Beneficjent nie będzie obciążany konsekwencjami wystąpienia nieprawidłowości indywidualnej w projekcie, w przypadku gdy jej wystąpienie jest bezpośrednim skutkiem wystąpienia COVID-19. Korygowanie następuje przez pomniejszenie wydatków ujętych w deklaracji wydatków oraz we wniosku o płatność, przekazywanych do Komisji Europejskiej, o kwotę odpowiadającą oszacowanej wartości korekty finansowej, wynikającej z tej nieprawidłowości. Kwota ta pokrywana jest ze środków budżetu państwa.

Warunek –  beneficjent musi wykazać, że pomimo dochowania należytej staranności, nie był w stanie zapobiec wystąpieniu tej nieprawidłowości.

5. Zmiany w projekcie

Wprowadzono także możliwość dokonywania zmian w projektach, na uzasadniony wniosek beneficjenta. Przy spełnieniu warunków określonych w nowej regulacji, możliwe jest również wprowadzanie zmian w projekcie, które skutkować będą niespełnieniem przez projekt kryteriów wyboru projektów.

6. Projekty partnerskie

W przypadku gdy na skutek wystąpienia COVID-19 przygotowanie albo realizacja projektu partnerskiego stała się niemożliwa lub znacznie utrudniona, odpowiednio wybór albo zmiana partnera lub zaangażowanie dodatkowego partnera, może nastąpić po wyrażeniu zgody przez właściwą instytucję, w terminie nie dłuższym niż 30 dni.

W przypadku, o którym mowa powyżej, nie stosuje się również określonej w przepisach, szczególnej procedury wyboru partnerów przez podmioty zobowiązanie do stosowania prawa zamówień publicznych.

7. Kontrole i audyty

W przypadku, gdy na skutek wystąpienia COVID-19 przeprowadzenie kontroli lub audytów jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, kontrole oraz audyty mogą zostać wstrzymane. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy możliwe jest ich prowadzenie w trybie pracy zdalnej lub z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Ponadto, wprowadzono możliwość przedłużenia przez właściwą instytucję m.in. terminu na złożenie zastrzeżeń do informacji pokontrolnej. 

8. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Wyłączono także odpowiedzialności za naruszenia dyscypliny finansów publicznych związane z gospodarowaniem środkami unijnymi i zagranicznymi (określone w art. 13 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).

Warunek – naruszenie miało bezpośredni związek z przeciwdziałaniem negatywnym skutkom wystąpienia COVID-19, a osoby naruszające działały w celu prawidłowej realizacji projektów.