PUODO opublikował na swojej stronie internetowej nowe stanowisko
w zakresie obowiązków, które ciążą na pracodawcach prowadzących ZFŚS w związku
z przepisami RODO.

Przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych uzależniają przyznanie pracownikowi ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej nie tylko pracownika, ale również członków jego rodziny. Pracownik przekazuje pracodawcy niezbędne dane o sytuacji socjalnej w formie oświadczenia i potwierdza je stosownymi zaświadczeniami oraz oświadczeniami.

Zgodnie z przepisami RODO pracodawca może gromadzić i przetwarzać dane osobowe w celu weryfikacji sytuacji socjalnej pracownika i jego rodziny, jednak wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji tego celu. W związku z tym PUODO uznał, że pracodawca ma możliwość jedynie wglądu do PIT-ów współmałżonka pracownika, ponieważ ich przechowywanie czy też utrwalanie jest zbędne do realizacji celu, w którym dane osobowe są gromadzone. PIT-y zawierają również inne dane, takie jak nr PESEL, które w żadnym wypadku nie mogą zostać uznane za niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu złożonym przez pracownika.

PUODO wskazał, że podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby ustalania i przyznania świadczeń z ZFŚS są art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

W myśl art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS „pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych,
o których mowa w ust. 1a, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w ust. 1a i 1c.”. PUODO zaznaczył, że pracodawcy powinni jednak mieć na uwadze również przepisy RODO, które nakładają na administratorów danych osobowych obowiązek nieprzerwanego, ciągłego, prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych.

Z powyższego wynika, że pracodawcy prowadzący ZFŚS są zobowiązani w sposób nieprzerwany (na bieżąco) weryfikować niezbędność gromadzonych danych osobowych oraz usuwać dane, które stały się zbędne do realizacji celu w postaci ustalenia sytuacji socjalnej pracownika.