Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu cywilnego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

W orzecznictwie jednolicie wskazuję się, że formy mailowej (skanu pisma) nie można uznać za formę pisemną. W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 24 sierpnia 2009 r., sygn. akt I PK 58/09 wskazano:

Każda bowiem kopia dokumentu spełnia warunek zachowania formy pisemnej, jeżeli jest własnoręcznie podpisana. Formy tej nie zachowuje dokument własnoręcznie sporządzony przez składającego oświadczenie woli, jeżeli nie zostanie przez niego podpisany. Podstawową cechą podpisu własnoręcznego jest jego oryginalność w tym znaczeniu, że tylko taki podpis daje możliwość zidentyfikowania jego autora (potwierdzenie pochodzenia). Wymaganie zachowania podpisu własnoręcznego nie jest więc dochowane, gdy nie jest to znak oryginalny, a jedynie odtworzony za pomocą kalki, kserokopiarki, skanera, faksu itp. (por. np. S. Rudnicki [w:] Komentarz do kodeksu cywilnego, Warszawa 2004 – tezy do art. 78; K. Górska: Zachowanie zwykłej formy pisemnej czynności prawnych, Warszawa 2007).

Oznacza to, że przesłanie pisma mailowo w formie skanu lub za pośrednictwem faksu nie spełnia wymogu zachowania formy pisemnej.