Coraz częściej korzystamy z podpisu elektronicznego. Obecna technologia pozwala na załatwienie niemalże każdej sprawy bez konieczności wychodzenia z domu. Warto jednak wiedzieć, jak skutecznie składać podpisy na dokumentach elektronicznych, bo podpis podpisowi nierówny. Skutki prawne złożenia podpisu kwalifikowanego nie będą takie same jak złożenia podpisu zaufanego. 

Podpis kwalifikowany

Podpis kwalifikowany jest podpisem elektronicznym. Można nim podpisać dowolny dokument. Oświadczenia woli opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym są równoważne pod względem skutków prawnych oświadczeniom, które są składane wraz z podpisem własnoręcznym.  

Podpis jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację osoby składającej podpis. Oznacza to, że może go używać tylko ta osoba, do której należy podpis i certyfikat.

Podpis kwalifikowany można nabyć u certyfikowanych dostawców. Do najpopularniejszych podpisów kwalifikowanych należą:

• Sigilium Sign,
• Szafir 2.0,
• proCertum SmartSign,
• PEM-HEART 3.9 oraz
• SecureDoc 2 firmy EuroCert.

vide: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075

 Co istotne:

• Każdy kwalifikowany podpis elektroniczny ma swoją ważność. Okres ważności wynosi zazwyczaj rok lub 2 lata. Po tym czasie można bezproblemowo oraz odpłatnie przedłużyć jego ważność.
• Posługiwanie się podpisem kwalifikowanym jest odpłatne zgodnie z cennikiem dostawcy podpisu (najczęściej ok. 300-400 złotych).

Podpis zaufany (Profil Zaufany)

Profil Zaufany to metoda potwierdzania tożsamości obywatela w systemach elektronicznej administracji. Służy  tylko do załatwiania spraw urzędowych i usprawnia komunikację z organami administracji publicznej. Działa jak podpis odręczny na urzędowych dokumentach.

Dzięki Profilowi Zaufanemu możemy załatwić różnego rodzaju sprawy urzędowe tj.:

• złożyć wniosek o wydanie dowodu osobistego,
• złożyć deklarację podatkową,
• zarejestrować działalność gospodarczą,
• złożyć wniosek o zmianę wpisu podmiotu zarejestrowanego w KRS (za pośrednictwem portalu PRS).

Czy podpis zaufany i kwalifikowany można stosować zamiennie?

Omawiane podpisy, wbrew podobnej nazwie, nie są sobie równoważne i co najważniejsze nie wywołują takich samych skutków prawnych. Dlaczego?

 Przepisy kodeksu cywilnego przewidują następujące formy składania oświadczeń woli:

• pisemna,
• elektroniczna.

Oświadczenia woli w formie pisemnej sprowadza się do złożenia podpisu odręcznego. Natomiast oświadczenie woli w formie elektronicznej polega na użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Tak złożone oświadczenie jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Równoważne to znaczy, że wywołuje takie same skutki jak podpis własnoręczny. Oznacza to, że jeżeli przepisy prawa dla ważności czynności prawnej wymagają zachowania formy pisemnej, można ją zastąpić formą elektroniczną z podpisem kwalifikowanym.

Podsumowanie

Podsumowując, o zachowaniu formy elektronicznej, która jest równoważna formie pisemnej, możemy mówić tylko, gdy oświadczenie opatrzymy kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis zaufany nie wywoła takich samych skutków prawnych. Nie należy więc podpisywać podpisem zaufanym dokumentów takich jak umowy, aneksy, noty księgowe.  W konsekwencji tak podpisany dokument nie będzie równoważny formie pisemnej. 

W związku z powyższym zwracam uwagę, aby nie stosować podpisu zaufanego w trakcie współpracy z kontrahentami. Skuteczne złożenie oświadczenie woli w formie elektronicznej zapewni jedynie użycie elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Podpis zaufany używajmy wyłącznie do załatwiania spraw urzędowych.

radczyni prawna Patrycja Górska